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企业内部控制中采购管理与存货管理的业务流程-学术论文发表

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              浅析企业内部控制中采购管理与存货管理的业务流程
  摘要:采购管理与存货管理是企业内部控制中的两个重要管理环节,它们在企业内部运行过程中都有各自相对应的业务流程。本文从业务目标、业务风险与业务流程步骤与控制点三方面着手,对企业内部控制中采购管理与存货管理的业务流程进行分析与了解。
关键词:内部控制;采购管理;存货管理;业务流程
一、 采购管理的业务流程
   (一)采购管理概述
采购管理是采购计划的下达、采购单的形成、实行采购单、到货验收、检验入库、采购发票到采购结算的整个采购过程,对这一过程中物流运动的各环节进行严格的跟踪、监督,从而实现对企业采购活动过程的科学管理。
 (二)业务目标
企业内部控制中采购管理的业务目标包括:经营目标、财务目标和合规目标。其中经营目标包括:检录物资采购供应管理体制来完成统一的管理、采购、储备和结算工作;经济高效的完成生产建设物资需求;追求物资采购成本最低;采购实行框架协议;以增强物资供应的主动权威目标来强化物资供应过程的控制。财务目标包括:资金支付的安全性;真实、准确、完整、及时的会计核算;控制并减少资金占用。合规目标包括:采购过程的规范合理合法性;采购合同符合国家法律法规以及企业制度。
(三)业务风险
相对于业务目标,在物资采购过程中会产生相应的风险。经营风险包括:分散对外采购,造成资金浪费;国内外采购分离;物资需求计划不准确及时;物资供应能力较弱;供应商选择不当;重复储备,造成资金浪费;采购协议对买卖双方的权利义务表述不清而产生纠纷;采购每单都会进行咨询问价等过程,造成资金浪费。财务风险包括:资金使用分散造成资金效益流失;结算不及时导致财务数据不准确、不完整。合规风险包括:制度不健全以及实行力度不够导致违规违纪问题发生;物资采购合同不符合国家法律法规和企业内部制度造成损失。
   (四)业务流程
 1.接受采购业务,制定采购单
 这是采购业务的业务来源。一般情况下,企业中的其他各个部门将采购业务报到采购部门,采购部门将其进行汇总,继而将任务分配到各个采购员,对其下达任务单。
  2.制定采购计划
采购员收到采购部门下发的任务单之后,要制定具体的工作计划。首先要进行对商品、价格、供应商的调查分析,选定供应商,确定采购方法和采购计划等。
 3.根据计划联系供应商
  根据供应商的情况,通过不同方式进行联系。
4.与供应商洽谈、成交,最后签订订货合同
这是核心步骤,在此步中采购员要和供应商进行反复的价格谈判、质量、送货、服务以及风险赔偿等的条件的谈判,最后签订订货合同。
5.运输进货及对进货的控制
签订合同后,开始运输进货。可以由供应商来负责,也可以由运输企业负责办理,也可以企业进行自行提货。采购员要对进货过程进行监督,确保按时到货。
6.到货验收、入库
采购员要监督工作人员对到货的验收和入库工作,包括对数量和质量的检查。
7.付款
到货后,按照合同向供应商进行付款。
8善后处理
进行采购总结评估,并妥善处理好一些未尽事宜。
二、存货管理的业务流程
(一)存货管理概述
存货管理就是对存货的业务流程进行的管理,主要包括对存货进行的信息管理以及在此基础上进行的决策分析,最后对其进行有效的控制,来达到存货管理的最终目标,提高存货的经济效益。
(二)业务目标
企业内部控制中采购管理的业务目标包括:经营目标、财务目标和合规目标。其中经营目标包括:为防止存货积压闲置造成的浪费,确定合理库存;对物品进行科学保管,以保证存货数量的准确、质量合格;对存货处置进行规范,避免股份企业资产的流失。财务目标包括:确保存货账目的真实准确和完整性;存货成本计价准确;财务帐表符合事物核对。合规目标包括:对存货的保管符合国家的安全消防以及环保规定;存货交易合同与国家相关法律规定以及过分企业的内部规章制度。
(三)业务风险
相对应业务目标会产生经营风险、财务风向以及合规风险。其中经营风险包括:存货储量不足或过高造成的对生产的影响和过大的存货成本;对市场情况把握不当造成存货跌价损失;因保管不善造成资产流失;长期储存造成的存货损失;没有及时完整的办理保险造成巨大的经济损失;存货处置不规范造成资产流失;变更合同中未经审核而变更合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。财务风险包括:记录财务账目时的错误造成的存货数据失真;存货计价错误,导致成本不准确;账目与实际存货不符造成潜在的亏损。合规风险包括:违反国家相关的安全法律环保法规受到的处罚;存货交易合同不符合国家相关法律规定和企业内部规章制度造成损失。
   (四)业务流程
1.存货入库
对于固体形态的存货,仓储质检部门要对存货的质量与数量进行检查,对到货清单进行审核,并与实物一一对应检查,确定没有错误后办理入库。对于液态存货,仓储质检部门,生产调度或者业务部门进行接卸准备,货到后进行接卸,检查计量等工作,确认无误后办理入库。对于直接运抵现场使用的存货进行采购质检仓储以及现场验收,并办理交接手续,确认签字。
2.登记存货账簿、表
仓储人员对存货的类别、编号、名称、型号和数量等内容进行详细登记。
3.存货仓储保管
各级仓储人员对存货按照仓储保管规程进行保管;仓储部门人员必须每个月检查一次,记录检查结果,对安全隐患进行及时处理。
4.存货出库
对于一般存货的出库,存货使用部门根据经过批准的需求计划到供应部门开领料单,仓储部门依据领料单发放存货。对于销售商品的出库,仓储部门对发货通知单和有关单据进行审核,办理发货,并填写存货出库日报表。
5.存货盘点
对存货进行的盘点分为分类盘点与全面盘点。分类盘点是按照存货的品类按月进行盘点。全面盘点是每半年或者一年进行的存货全面的盘点。
6.存货处置
对清查中发现的需做报废处理的存货,按规定批准处置并报财务备案。对无使用方向的存货经过部门讨论得出处置措施。分企业在允许的范围内自行处置存货资产损失。
7.存货核算
 财务部门按照企业规定的存货计价方法,对存货的实际成本进行正确的核算。对于在途中的存货和货到但是票没有到得,在月末需要按照企业内部会计制度暂估进行入账。财务部门需对存货处置的净损益进行账务处理,并将其纳入当期的损益。
参考文献:
[1]刘春华;企业内部控制评价体系的构建:理论与实践——基于重庆移动企业的案例研究;中国管理信息化;2010,16
[2] 张艳林;兰州石化企业采购业务流程再造研究;2010
[3]张玉仙;浅谈企业存货管理;经济师;2010,7

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